Om klaar te zijn voor het toerisme van morgen startte Toerisme Oost-Vlaanderen begin dit jaar met een vernieuwde structuur en werking. Vier teams bundelen hun expertise in toerisme en recreatie en zullen dit nog sterker gebiedsgericht doen, samen met onze partners. Een vijfde team ondersteunt in de breedste zin van het woord. Het managementteam zorgt voor sturing en samenwerking. Met de nieuwe structuur en duidelijke taakverdelingen willen we niet alleen efficiënter werken maar tegelijk een plek zijn waar het voor iedereen aangenaam werken is.
Aanleiding en doel
In 2022 doorliep Toerisme Oost-Vlaanderen (TOV) een strategische denkoefening rond haar werking en organisatiestructuur. Het doel van de oefening was tweeërlei: enerzijds willen we meer flexibiliteit inbouwen in de werking en klaarstaan voor uitdagingen in de toekomst, anderzijds willen we een performante organisatie zijn met evenwichtige taakverdeling en werkbaar werk voor iedereen.
De nieuwe organisatiestructuur ging van start begin 2023 en wordt gedurende het jaar verder uitgewerkt, scherp gesteld, uitgetest en geëvalueerd.
Vernieuwde missie en visie, kernprocessen en doelgroepen
In een eerste fase staken we de koppen bijeen om na te denken over waar TOV in de toekomst voor wil en kan staan, waarom en hoe.
Nieuwe werking en organisatiestructuur
De organisatiestructuur die daarna werd uitgetekend is eenvoudiger, platter én afgestemd op deze kernprocessen.
In de nieuwe structuur zijn 4 ‘inhoudelijke teams’ actief die werken rond de kernprocessen:
- het team Makers ontwikkelt en onderhoudt fiets- en wandelnetwerken en bouwt samen met onze partners aan belevingsvolle recreatieve producten.
- het team Marketeers zet die fiets- en wandelbeleving in de markt en promoot onze verschillende merken en bestemmingen.
- het team Netwerkers versterkt het toeristische netwerk in de provincie, samen met toeristische ondernemers, partners en bewoners.
- het team Onderzoekers doet onderzoek, met het oog op optimale productontwikkeling en promotie.
De 4 teams worden ondersteund door het team Versterkers dat zorgt voor een vlotte werking van de organisatie (HR, logistiek, financieel, …). Het managementteam bestaat uit een teamlead per team die samen met de algemeen manager de lijnen uitzet en de werking van de organisatie opvolgt.
Alle teams werken nauw samen (zie vele pijltjes in schema!). Samenwerking en communicatie is sowieso het sleutelwoord voor àlle TOV-medewerkers!
Voorstelling van de teams en hun actieterrein
Het team Makers bestaat uit teamlead Stijn Vandeplas en 9 collega’s.
Het team Marketeers bestaat uit teamlead (+ campagnemanager) Davine Peleman en 9 collega’s.
Het team Netwerkers bestaat uit teamlead Mieke Belmans (waarnemend Els Maes) en 9 collega’s. Daarnaast zijn er in een aantal regio’s extra mensen tewerkgesteld die worden gecoacht door de gebiedscoördinatoren.
Het team Onderzoekers bestaat uit teamlead Boris Dewolf en 1 collega.
Het team Versterkers bestaat uit teamlead Heidi Schaght en 4 collega’s.
Het managementteam bestaat uit algemeen manager Katia Versieck + de 5 teamleads.
De voordelen van werken in grotere teams zijn legio:
- het biedt flexibiliteit om in te spelen op eventuele uitdagingen
- clustering van expertise betekent optimale inzet en rentabiliteit
- het garandeert betere samenwerking en kennis- en ervaringsuitwisseling
- het vermijdt hiaten en biedt kansen voor back-up in geval van uitval
Gebiedsgericht werken
Gebiedsgericht werken op basis van noden en wensen per gebied blijft een speerpunt voor Toerisme Oost-Vlaanderen. Door de invoeging van de regioteams in de volledige werking wordt het gebiedsgericht werken in de volledige organisatie uitgerold. De combinatie met de knowhow en vakexpertise in de nieuwe teams zorgt voor een nog sterkere gebiedsgerichte focus.
Gebiedsgericht werken wordt versterkt en zit ingebakken in de werking van 3 teams:
- Team Marketeers – Binnen dit team zijn ‘campagnemanagers’ verantwoordelijk voor het vermarkten van onze merken. Naast ons fiets- en wandelmerk Routen zijn dit voornamelijk de regiobestemmingen Scheldeland, Waasland, Meetjesland, Vlaamse Ardennen en Leiestreek. De campagnemanagers worden bijgestaan door contentmarketeers, die ook elk een regiobestemming voor hun rekening nemen. Zij rollen vanuit hun marketingexpertise en in nauwe samenwerking met de regionale toeristische vzw’s de bestemmingspromotie (in de markt zetten van 5 regio’s) uit.
- Team Netwerkers – Binnen dit team zijn 5 ‘gebiedscoördinatoren’ het aanspreekpunt en antenne voor een gebied. Ze hebben voeling met en werken samen met de regionale en lokale partners en de toeristische sector, spelen in op kansen, werken projecten uit, …
- Team Versterkers – Dit team biedt ondersteuning op gebied van vzw-werking, administratie en secretariaat, personeelszaken, logistieke en financiële zaken, …
Verder moet gebiedsgericht werken een aandachtspunt en reflex zijn van alle medewerkers, in alle teams.
Gebiedsgericht werken is en blijft een belangrijke pijler in de TOV-werking maar kan evolueren om in te spelen op trends en evoluties, zoals bijvoorbeeld de ontwikkeling van Nationale parken en landschapsparken.
De voorbije maanden zaten we samen met onze partners om de gebiedsgerichte werking in overleg en op maat van elke regio verder vorm te geven. Zo wordt optimaal rekening gehouden met specifieke situaties en uitdagingen per regio.
In een notendop…
We maken ons sterk dat de nieuwe manier van werken kansen biedt op wendbaar en toekomstgericht werken zonder onze huidige sterktes te verliezen. De mankracht wordt samengebracht in grotere teams waardoor er meer kennis- en ervaringsuitwisseling zal zijn, meer communicatie en meer samenwerking. Zo kan er meer expertise opgebouwd worden en meer focus gelegd worden.