Subsidie Digitale Transformatie Vlaamse Venues

Toerisme Vlaanderen heeft de ambitie om congresvenues te helpen competitiever te worden op de internationale markt. Dit bereiken ze ook door structurele en tactische investeringen te maken in digitale transformatie van venues die inzetten op het aantrekken en ontvangen van internationale congressen en evenementen.

Hoe pakt men dat aan? 

1. Investeren in een betere basis-infrastructuur. Dat betekent beter internet (fiber lijnen, betere Wi-Fi, internet voor streaming, betere dekking, etc.), of basis tools die je ondersteunen richting een betere bediening van de klant, voor, tijdens of na het evenement (event management of planning software, installatie, gebruik en/of integratie van een CRM oplossing, etc.).
   • Waarom?
     • Kwaliteit en bereik van het internet blijft één van de topergernissen van ons internationaal doelpubliek tijdens evenementen. Niet alleen je deelnemer geniet van een kwalitatief internet, maar ook voor je digitale bezoeker is voldoende internet-capaciteit een belangrijke factor. 
     • Essentiële toepassingen zoals event management software dragen bij tot het verbeteren van je interne efficiëntie, cash-flow, controle en communicatie. Aldus tot een betere ervaring van je klant. 
     • Essentiële toepassingen zoals CRM applicaties of community management platformen dragen bij tot het verbeteren van je kennis, internationale zichtbaarheid en klantenbeheer, aldus tot een betere ontvangst en opvolging van je klant. 
2. Investeren in onderscheidende technologie die de ervaring van de beslissingsnemer en van de fysieke en/of virtuele bezoeker opkrikt vóór, tijdens en na je evenement. Dit kan gaan over Extended Reality (XR) gerichte oplossingen om beleving en/of bijvoorbeeld wayfinding op te krikken op je locatie, of over de installatie van bepaalde hardware voor een kwalitatieve digitale beleving (smart camera’s, virtual director, interactieve schermen, streaming gerichte oplossingen, etc. )
   • Waarom?
     • Je kan zelfstandig te werk gaan met eigen kwalitatief materiaal, wat een competitief voordeel is.
     • Betere belevingsinfrastructuur draagt bij aan een betere beleving van de deelnemer, hogere tevredenheid en vooral de zin om terug te keren. 
3. Investeren in oplossingen die de beslissingsnemer op afstand kan overtuigen om voor je venue in Vlaanderen te kiezen, met name dankzij 3D- of 360° scans van de venue. Zowel het ontwikkelen van een dergelijke scan of het verbeteren er van kan ondersteund worden.
   • Waarom?
     • Zo beleeft de klant je venue niet alleen digitaal (op een digitaal scherm of met een VR-bril, op afstand), maar krijgt deze ook de mogelijkheid om specifieke event-set-ups digitaal te zien via datzelfde kanaal (tafelopstelling, podium, sprekerstafel, logo’s, ontvangst, etc.). 
            

Hoe kan je beroep doen op de subsidie? 

*(Onder voorbehoud van goedkeuring door Raad van State en ondertekening van het ministerieel besluit hier omtrent). 

Stap 1: Je kijkt na of je voldoet aan de hiervoor opgestelde criteria voor venues in Vlaanderen:  

1. De congresvenue heeft een plenaire ruimte met minimale capaciteit van 200 pax en daarbovenop een of meerdere ruimtes bestemd voor break-out en/of lunch/diner die gezamenlijk een capaciteit van 200 pax hebben.
2. De congresvenue is een bestaande en permanente infrastructuur.
3. De congresvenue beschikt over een operationeel duurzaamheidsplan met concrete doelstellingen.
4. De congresvenue heeft de gratis zelfscan ingevuld en voegt het resultaat van deze zelfscan toe aan de steunaanvraag.
5. De congresvenue heeft een internationale werking en kan dit als volgt aantonen:
   • De congresvenue ontving tussen 1 januari 2018 en 31 juni 2023 minstens twee 2 internationale congressen voor associaties of bedrijven, die minstens 2 dagen duurden en waaraan minstens 200 pax deelnamen (waaronder buitenlandse deelnemers). 
   • De congresvenue heeft een internationaal gerichte en dus meertalige promotie (min. Engels) (via website, promotiekanalen, publicaties, deelname aan beurzen gericht op internationale organisatoren.
6. De congresvenue heeft een intern aanspreekpunt voor de opvolging van de congreswerking.
7. De congresvenue profileert zich als meeting- en congreslocatie op eigen communicatiekanalen (website, social media). 
    

Stap 2: Je bereidt een dossier voor dat aantoont welke investering in digitale transformatie voor je venue relevant is om competitiever te worden op de internationale markt.

• In hoeverre zal dit project bijdragen aan een verbetering van het digitaal comfort van deelnemers aan congressen en meetings op deze congresvenue?
• In hoeverre zal dit project zorgen voor een betere customer journey voor de klant? 
• In hoeverre zal dit project zorgen voor een efficiëntere interne werking van de congresvenue? 
• In hoeverre zal dit project bijdragen aan een betere beleving van congressen georganiseerd in de venue? 
• In hoeverre zal dit project bijdragen aan een sterkere internationale positionering van de venue?
  • Wat is de haalbaarheid tegen eind 2024? 

Dossiers kunnen ingediend worden vanaf 17 juli tot 29 september 2023 (onder voorbehoud).  

Stap 3: Screening en kwalificatie van de aanvragen 

Vanaf eind september, éénmaal alle aanvragen ingediend via het e-loket van Toerisme Vlaanderen, screenen ze de verschillende voorstellen.  
Op 12 en 13 oktober komt een jury samen die je uitnodigt om een pitch te leveren rond je aanvraag. 
Je krijgt dan de kans om aan te tonen waarom de gevraagde steun een relevante is om beter te scoren op internationaal niveau.  

Stap 4: Eind november 2023 krijg je officieel bericht of de subsidie zal toegekend worden.

Welke kostensoorten komen in aanmerking voor subsidiëring:  

• Digitale basisvoorzieningen die zorgen voor een efficiëntere werking van je congresvenue, met name ontwikkeling of upgrade van een CRM systeem, ontwikkeling of upgrade van het automatiseren van project management, planning en datamanagement. 
• Permanente investeringen die zorgen voor een verbeterde permanente internetvoorziening, waaronder:
  • De aanschaffing van infrastructuur die wifi 6 ondersteunt.
  • De upgrade van de backbone van het netwerk naar minimum 10 gigabit, inclusief kosten voor access switches, server racks, bekabeling en fiber. 
  • De aanschaffing van materiaal dat een betere dekking aanbiedt van internet voor deelnemers en klanten.
  • De ontwikkeling van een Mobile Private Network (hybride netwerken).
  • Productie of upgrade van je bestaande 3D-scan.
  • Optimalisatie van je website. 
  • Permanente investeringen om hybride congressen mogelijk te maken.
  • Permanente investeringen inzake digitale bewegwijzering, zowel digitaal als ter plaatse.
  • Permanente investeringen ter verhoging van de beleving ter plaatse via digitale toepassing, waaronder de storytelling over je site.

Volgende kostensoorten komen niet in aanmerking voor subsidiëring: 

• Btw 
• Overhead kosten 
• Personeelskosten 
• Vorming 

Algemene modaliteiten: 

• Het totaal budget voor de subsidie oproep bedraagt 750,000 euro.
• De subsidie bedraagt maximaal 60% van je betoelaagbare kosten, met een maximum van 75,000 euro per project.  
• Minimale projectkost: 10,000 euro per project. 
• Max. 1 steunaanvraag per congresvenue.
• Projecten moeten volledig gerealiseerd zijn tegen 31 december 2024. 

Heb je interesse, stuur gerust een mailtje naar impuls@toerismevlaanderen.be