Tijdens het evenement Infodag Groepen 2022, met een infobeurs en 11 prospectietochten verspreid over mei, juni en september, zullen groepsverantwoordelijken en bezoekers de kans krijgen om het groepsaanbod in provincie Oost-Vlaanderen te ontdekken. Net als bij voorgaande edities, nodigen we opnieuw organisaties uit die hun deuren openstellen voor groepen. De beurslocatie van dit jaar is Hotel Serwir in Sint-Niklaas.
De beurs zal plaatsvinden op zaterdag 18 juni 2022 van 10.30 uur tot 17 uur.

Doelpubliek

– ±850 verantwoordelijken van socio-culturele verenigingen, bedrijven, scholen en autocaristen.
– Uitbreiding van het doelpubliek met vrienden, families, kennissen,… die regelmatig in kleine of grote groepjes op uitstap gaan.

Praktische informatie beurs 18 juni 2022

Bezoekers zijn welkom op de beurs op zaterdag 18 juni van 10.30 uur tot 17 uur in Hotel Serwir (Koningin Astridlaan 57, 9100 Sint-Niklaas). Als standhouder kan je de bezoekers informatie geven over de groepsactiviteiten die je aanbiedt of de groepsverantwoordelijken warm maken om jouw stad of gemeente te bezoeken met hun groep.

Dagindeling
  • 09u00 – 10u15: klaarmaken van jouw stand.
  • 10u30 – 17u00: beurs én 4 prospectietochten in regio Waasland in zowel voor- als namiddag.
  • 17u00: einde van de beurs, opruimen van de standen.

Om de deelnemers die als eerste de infostanden bezoeken op een vlotte manier te informeren, vragen we met aandrang dat je stand ten laatste om 10.15 uur klaar is. Opbergen en afbreken van het materiaal kan ten vroegste vanaf 17 uur!

Lucky Hour

Om het aantal bezoekers ‘s middags te verhogen, willen we van 12.30 tot 13.30 uur een Lucky Hour organiseren voor de bezoekers. Tijdens dat uur kunnen de bezoekers deelnemen aan een wedstrijd en heel wat prijzen winnen. Beschrijf op het inschrijvingsformulier wat je wilt aanbieden voor de prijzenpot. Toerisme Oost-Vlaanderen verzorgt de prijsuitreiking omstreeks 13.35 uur. ‘s Ochtends (tussen 9 en 10 uur) zal een medewerker van Toerisme Oost-Vlaanderen jullie prijzen ophalen.

Verkoop streekproducten

Tijdens vorige edities van Infodag Groepen hadden standhouders de mogelijkheid om streekproducten aan te bieden die bezoekers meteen konden opeten. Aangezien we de infobeurs dit jaar in Hotel Serwir organiseren en zij een eigen brasserie hebben, zal je als standhouder geen streekproducten voor directe consumptie kunnen aanbieden aan je eigen stand.
Als standhouder krijg je wel de gelegenheid, indien gewenst, om jouw streekproducten via de brasserie van het hotel te verkopen zodat de bezoekers van de beurs toch de kans krijgen om ervan te proeven. Laat ons via het inschrijvingsformulier weten wat je de bezoekers zou willen aanbieden.
Het verkopen van geschenkverpakkingen kan wel, omdat deze toch niet geschikt zijn voor directe consumptie.

Infostanden
  • Iedere standhouder beschikt over een tafel met 2 stoelen. De naam van jouw dienst wordt door ons duidelijk zichtbaar aangebracht. Je staat zelf in voor het vervoer van jouw brochures.
  • Gelieve zelf te zorgen voor voldoende materiaal om jouw stand aan te kleden. Breng zelf ook bevestigingsmateriaal (klittenband/velcro) mee.
  • Je hebt geen eigen stand? Dan zorgen wij voor 3 panelen van 2 x 1 m + verlichting. Het zijn kunststofpanelen met vilten coating (klittenband/velcro nodig). Welke stand er voor jou voorzien is, laten we je weten in mei.
  • Breng je wel een eigen stand mee? Dat kan. Geef dit aan op het inschrijvingsformulier. In deze formule voorzien wij géén panelen of verlichting.
  • Geef op het inschrijvingsformulier duidelijk aan of je een elektrische aansluiting nodig hebt of niet.
  • Per stand rekenen we op max. 2 standhouders. Per persoon voorzien we 3 drankbonnetjes en een broodjesmaaltijd (tussen 12.30 en 13.30 uur).
  • Gelieve op het inschrijvingsformulier, indien mogelijk, ook de naam/namen te vermelden van de persoon/personen die de stand bemannen.
  • Gelieve op het inschrijvingsformulier ook de facturatiegegevens + de contactpersoon voor de factuur te vermelden.
Parking

Er is veel parkeergelegenheid vlakbij Hotel Serwir.

Kostprijs, algemene voorwaarden en inschrijving
Inschrijven en deelnamekost

Het aantal plaatsen is beperkt tot 65, dus snel inschrijven is de boodschap. Indien er na de laatste inschrijvingsdatum meer gegadigden zijn dan plaatsen, volgen we onze algemene voorwaarden.

  • Situeert jouw aanbod zich in Oost-Vlaanderen? Dan is de kostprijs €25 p.p. (incl. btw) met max 2 personen. 
  • Vertegenwoordig je een toeristische dienst en situeert jouw aanbod zich in Antwerps Scheldeland? Dan mag je deelnemen aan hetzelfde tarief als Oost-Vlaamse groepsaanbieders, namelijk €25 p.p. (incl. btw). De extra kost van €25 p.p. (incl. btw) wordt gedragen door Toerisme Provincie Antwerpen.
  • Vertegenwoordig je een toeristische dienst en situeert jouw aanbod zich in de West-Vlaamse Leiestreek? Dan is de kostprijs €50 p.p. (incl. btw) met max 2 personen.
  • Werk je voor een provinciale dienst? Dan is de deelname gratis.
  • De betaling verloopt via factuur.
Inbegrepen in de prijs
  • Deelname aan de toeristische beurs
  • Eén tafel met twee stoelen per stand
  • Wand (3 panelen) waar je affiches en ander promomateriaal met klittenband/velcro kan op aanbrengen.
    OPGELET: We voorzien geen panelen en spots voor wie een eigen stand meebrengt!
  • Promotiekosten
  • 3 drankbonnetjes per standhouder
  • Broodjesmaaltijd
De algemene voorwaarden

Op deze pagina kan je de algemene voorwaarden nalezen (klik hier). Wanneer je je inschrijft als standhouder op onze digitale beurs, verklaar je je akkoord met deze voorwaarden.

Inschrijven

Inschrijven is niet meer mogelijk.

Voor meer informatie kan je terecht bij Toerisme Oost-Vlaanderen, T 09 267 70 50, sector@oost-vlaanderen.be.