14-05-2020

Wanneer de toeristische onthaalkantoren kunnen heropenen is nog niet bekend. Toerisme Vlaanderen adviseert om dit samen te laten vallen met beslissingen over eendagtrips en tweede verblijven. Verplaatsing naar tweede verblijven is recent goedgekeurd. Over eendagtrips is nog geen beslissing genomen.

In afwachting van een beslissing van de Nationale Veiligheidsraad publiceert Toerisme Vlaanderen het ontwerp van veiligheidsprotocol dat de generieke richtlijnen vertaalt naar de sectorspecifieke context. Toerisme Vlaanderen deelt ook sjablonen van posters en stickers om je coronaproof onthaal duidelijk te maken aan de bezoekers.

Wat zegt het protocol?

Het protocol is bedoeld voor bemande onthaalpunten die aan bezoekers en inwoners informatie, (streek)producten, publicaties, souvenirs… aanbieden van hun stad, gemeente of toeristische regio.

Algemene principes zijn:
  • Een heropstart wordt afgestemd met het lokale bestuur en is maatwerk afhankelijk van de situatie.
  • Gezondheid van medewerkers en bezoekers staat voorop! Een heropstart kan pas als de organisatie, medewerker en bezoeker de maatregelen kunnen hanteren en respecteren.
  • De richtlijnen van de generieke gids ‘Veilig aan het werk’ van de FOD WASO zijn essentieel om gasten te ontvangen.
  • Onthalen is ontzorgen: communiceer duidelijk over de genomen maatregelen naar je bezoekers.
  • Schenk de nodige aandacht aan het onthaal en toegankelijkheid voor mensen met een beperking.
Welke maatregelen gelden voor de infokantoren?

Het veiligheidsprotocol (ontwerp) somt maatregelen op op organisatorisch en technisch vlak en op het vlak van publiekscommunicatie. Hieronder lees je de belangrijkste items.

Organisatorische maatregelen
  • Maak een voorzorgmaatregelenplan op voor je organisatie en voorzie tijdig de nodige middelen. Betrek en motiveer hierbij je medewerkers. Eventueel duid je een corona-coördinator aan en herverdeel je de taakverdeling in het team om de uitvoering van het plan te garanderen.
  • Documenteer de maatregelen en giet ze in een handleiding voor het personeel. Zorg ervoor dat de medewerkers de maatregelen om hun eigen gezondheid en die van de bezoeker goed kennen en toepassen.
  • Monitor de technische maatregelen en stuur bij waar nodig.
  • Wissel intern informatie uit en leer van je collega’s in andere infokantoren.
  • Zorg er voor dat de bezoekers de richtlijnen naleven en spreek ze op een klantvriendelijke manier aan als ze de aanwijzingen niet respecteren.
  • Vermijd werken met vrijwilligers of tijdelijke werkkrachten of zorg ervoor dat ze op dezelfde manier aan de slag kunnen als het vaste personeel.
  • Maak het wachten aangenaam! Denk aan een verruiming van openingsuren om bezoek te spreiden, spreek (vanop afstand) mensen in de wachtrij aan om kleine vragen snel op te lossen.
  • Beperk je aanbod als je de technische maatregelen niet voldoende kan naleven.
Maatregelen rond publiekscommunicatie
  • Zet maximaal in op je online aanbod door communicatie via chat, sociale media, webshop, enz.
  • Communiceer online en offline (in het kantoor) over de dienstverlening die je aanbiedt, de genomen maatregelen en wat je van de bezoeker verwacht. Stel bezoekers gerust en laat weten dat je COVID19-veiligheidsprotocol volgt. Gebruik sociale media voor herinneringen en updates. Zorg er ter plaatse voor dat de boodschap duidelijk in het oog springt. Gebruik hiervoor de sjablonen die Toerisme Vlaanderen ter beschikking stelt.
  • Geef aan dat bezoekers welkom zijn als ze geen symptomen van COVID19 vertonen of samenleven met personen met symptomen.
Technische maatregelen (cf. winkels)
  • Richtlijn is 1 bezoeker per vierkante meter en een afstand van 1,5 meter tussen verschillende bezoekers. Geef aan hoeveel bezoekers op hetzelfde moment binnen kunnen.
  • Werk met vloermarkering om de afstand aan te geven, zowel binnen als buiten.
  • Zorg voor maximale hygiëne en voorzie ontsmettende handgel bij binnen- en buitengaan, bij oppervlaktes die bezoekers kunnen aanraken (touchscreen, publicaties…).
  • Promoot contactloos betalen en werken met bestellingen en afhaling op een afgesproken tijdstip.
  • De bezoeker blijft maximum 30 minuten in de ruimte.
Aanvullend gelden deze maatregelen:
  • Zorg aan de balie voor een afstand van 1,5 meter tussen de medewerkers en de bezoekers of plaats plexi schermen.
  • Mondmaskers beperken de verspreiding van het virus en kunnen een gerustgevend signaal geven. Draag ze zeker als de afstand van 1,5 meter niet gegarandeerd is.
  • Circulatie: probeer eenrichtingsverkeer zodat bezoekers elkaar niet moeten kruisen of zorg voor apart in- en uitgangen.
  • Ontsmet regelmatig voorwerpen, toestellen, oppervlakten die door bezoekers worden aangeraakt.
  • Voorkom dat bezoekers producten voor verkoop aanraken en terugleggen en draag zelf handschoenen als je producten voor bezoekers vastneemt.
Coronaproof onthaal zichtbaar maken

Bij het heropenen van een toeristisch infokantoor neem je de nodige maatregelen om de verspreiding van het coronavirus te bestrijden. Hierover communiceer je ook duidelijk naar je bezoekers. Toerisme Vlaanderen stelt een aantal sjablonen ter beschikking van posters en stickers voor een coronaproof onthaal.

Download de posters en stickers op de site van Toerisme Vlaanderen.